上の二つのリンクを左クリックすると、Internet Explorerのウインドウ内でWordが開いてしまうことがあります。その状態では差し込み印刷が使えません。PCに保存してから以下の作業を行ってください。
中級論文を書く人も、論文の体裁などは卒業論文と全く同じですから、論文の書き方については「論文の書き方」及び「『執筆・投稿の手びき』の活用法」を御覧ください。
さて、いよいよ中級論文の中身が完成したあたりで(もしくは息抜きに…)、中級論文バインダの表紙・背表紙の作成に取り掛かりましょう。書式を統一してほしいので、できる限りこのページの説明にそって作業を行ってください。なお、Macでの作業は念頭に置いていないので、Macでうまくいかないんだけど…という質問は受けつけません。あしからず。
ここではMicrosoft Office 2010のWordとExcelによる作業を説明します。現在、電算室のPCにはOffice 2016が入っていますが、この説明で問題なく作業できるはずです。自分のPCでうまく作業できない場合は、電算室のPCでやってみてください。
見出しのすぐ次の行にある緑の文字だけ追っていけば作業だけはできます。よくわからないときは細かい説明も読んでください。
下の二つのファイルを自分の作業用フォルダにコピーしてください。
Internet Explorerなら、右クリックして「対象をファイルに保存」です。
論文データファイル（ChukyuData.xlsx)に自分の論文のデータを入力してください。
まずは自分の中級論文題目などの情報を差し込みデータに入力します。保存したChukyuData.xlsxファイルを開いてください。
…開きましたか？「ChukyuData.xlsx」ファイルの中身は2行だけの表です（他にもあれこれありますが無視してください）。1行めは項目の見出しで、2行めがデータの入力行です。すでに中途半端に書き込んでありますが、各自で適宜項目を書き換えてください。
- 提出年度
- 西暦を4桁の1バイト数字（半角数字）で入力してください。2018年に提出する論文は2017年度ですよ。
- 論文種別
- リストから「中級論文」を選択してください。
- 著者名・著者名読み
- 説明の必要はないですね。ただ、姓と名の間には1バイトスペース（半角スペース）を入れていただけるとありがたいです。
- 題目
- 各自、それぞれの論文の題目を入れてください。あまりに長い題目は考え直した方がいいでしょう。
- 学生証番号
- 説明の必要はないですね。
- 指導教員
- リストから各自の指導教員名を選択してください。
- キーワード
- これはデータベース管理のために必要な項目です。必ず入れるようにしてください。自分の論文のキーワードとなる単語・語句を3〜5個羅列してください。キーワードの区切りは「 | 」(1バイトスペース＋1バイト縦棒＋1バイトスペース）にしてほしいのですが、よくわからなければ「、」でも「・」でも結構です。
横に長いファイルなので、画面の狭いPCで作業している人は、キーワードの項目までちゃんとスクロールして全部漏れなく入力してください。さて、全部の項目を入力し終わったらファイルを保存(次の項目を読んでください)します。これで差し込み印刷の準備ができました。
論文データを入力したファイルを保存してください。ファイル名は「Data(鈴木一郎).xlsx」みたいな感じで。
上記の説明に従って自分のデータを入力したら、これを保存してください。その際、「Data」というファイル名を「Data(鈴木一郎).xlsx」などと著者名をつけたものに変更しておいてください。そして、Moodleに論文本体のファイルと一緒に提出してください。もちろん、自分の手元にもしっかり保存しておいてください。
「Format」ファイルに論文データファイルを差し込み、結果のプレビューを印刷してください。
前項で作った論文データファイルを用いて、印刷用のファイルを作成しましょう。先程ChukyuData.xlsxと一緒に入手しておいた「ChukyuFormat.docx」ファイルを開いてください。すると、ファイルの内容が表示される前に、以下のようなダイアログボックスが出ます。表示されなければそのまま次の作業を続行して構いません。
ここでは「いいえ」を押して、とりあえずファイルの内容を表示させます。
次に、リボンの中から「差し込み印刷」タブを選択し、その中にある「宛先の選択」ボタンを押します。するとメニューがドロップダウンしますので、その中の「既存のリストを使用(E)…」を選択してください。
アドイン等の組み込みソフトの状況はPCによって異なりますので、この画面のタブの並び方はあくまで一例ですが、「差し込み印刷」タブは標準で備わっているはずです。
ファイルを選択するダイアログボックスが開きます。最初にExcelで作った論文データファイルを指定して読み込ませます。
すると、開いたExcelファイルのどのシートを使うか訊かれますが、もともとシートは1つしかないはずなので、表示されたらそのまま「OK」を押します。
特に何も起きていないようにも思われますが、リボンの「差し込み印刷」タグの中にある「結果のプレビュー」ボタンが、先程までの押せない状態（ボタンの色がグレー）から変わって、押せるようになっています。早速押しましょう。
すると、さっきまでは「<<和暦（漢数字）>>」などと表示されていた文書内の項目が全てデータファイルに記入した内容に置き換わっているはずです。
あとは、このプレビューされた結果を印刷すればいいのですが、題目の体裁を整えたい場合はこの時点で適宜調整してください。たとえば、題目が1行に入りきらない場合、切りのいいところで改行を入れたり、フォントの大きさを調整したりするなどの修正が可能です。そうはいっても、題名が3行にもなるようでは絶対に長すぎますので、どんなに長くても2行以内、それも2行にびっしり文字が詰まるような長さは避けましょう。題目以外の項目は修正しないでください。また、枠の大きさはファイルバインダにあわせてきっちり作ってあるので、絶対に変更しないでください。
バインダの内側から、綴じ具と表紙の間に差し込んでください。著者ラベルも同様に差し込んでください。
見本を見れば大体わかると思いますが)、背表紙の中央に鋲がありますので、その上下に題目と著者名が見えるように差し込みます。これで完成です。
中級論文に使用したファイル(プログラム・データ・分析・原稿など)はすべて保存しておいてください。原稿を「恥ずかしい」とか言って消さないように。電算室の共用PCあるいはNAS上のドキュメントフォルダの中に「15L」などという自分の学年を表しそうなフォルダがすでに作ってありますか？なければ作っておいてください。そして、その中に自分の名前のフォルダを作り、自分のファイルを全部入れて整理しておいてください。たとえば共用PC#1にまとめた場合、重複するファイルは他のPCからは削除してください。とにかく、一回作ったファイルは原則として消さないようにお願いします。