いよいよ修論・卒論の中身が完成したあたりで(もしくは息抜きに…)、卒論バインダの表紙・背表紙の作成に取り掛かりましょう。書式を統一してほしいので、できる限りこのページの説明にそって作業を行ってください。なお、Macでの作業は念頭に置いていないので、Macでうまくいかないんだけど…という質問は受けつけません。あしからず。
見出しのすぐ次の行にある緑の文字だけ追っていけば作業だけはできます。よくわからないときは細かい説明も読んでください。
下の二つのファイル(Data, Format)を自分の作業用フォルダにコピーしてください。
WindowsのInternet Explorerなら、右クリックして「対象をファイルに保存」です。
上の二つのリンクを左クリックすると、Internet Explorerのウインドウ内でWordが開いてしまいます(意識的にそうならないように設定していない限りそうなります)。その状態では差し込み印刷が使えません。おまけに実験室2の共用PC(Windows 2000の方)ではInternet Explorerの中でWord文書を開くと、前のページに戻ろうとするだけでInternet Explorerがクラッシュする場合があります(っていうかかなり高い確率みたいです)。まぁ、クラッシュするだけですから慌てずもう一度Internet Explorerを起動すればいいだけのことですが、気持ち悪いし役に立たないので上の二つのリンクは絶対に左クリックしないでください。クリックしちゃったら…おとなしくクラッシュを一発お見舞いされてから出直してください。
Windows Vista (Office 2007)で作業をする場合も基本的には同じです。別ページ(←クリック)で説明します。
「Data」ファイルに自分の論文データを入力してください。
まずは自分の卒論題目などの情報を差し込みデータに入力します。「Data」を開いてください。(ダブルクリックでもWordの「開く」メニューからでも)
…開きましたか？「Data」ファイルの中身は2行だけの表です。1行めは項目の見出しで、2行めがデータの入力行です。すでに中途半端に書き込んでありますが、各自で適宜項目を書き換えてください。
- 年度
- 便宜のために数字と漢数字の両方を入力するようになっています。自分の卒業年度を確認して、それぞれに正しく記入してください。
- 論文種別
- 「卒業論文」「修士論文」「中級論文」といった、論文の種類を入れてください。卒論の人はここも修正の必要はありません。
- 論文題目
- 各自、それぞれの題目を入れてください。改行は入れても構いませんが、後で微調整する必要が生じるかもしれません。2行以内に収まらない題目は考え直した方がいいでしょう。
- 著者氏名・学籍番号
- 説明の必要はないですね。
- 指導教官
- これも説明不要ですね。例として「○○先生」と入れておきましたが各自の指導教官名を入力してください。
- キーワード
- これはデータベース管理のために必要な項目です。必ず入れるようにしてください。自分の論文のキーワードとなる単語・語句を3〜5個羅列してください。
さて、全部の項目を入力し終わったらファイルを保存して終了します。これで差し込み印刷の準備ができました。
「Format」ファイルに「Data」ファイルを差し込み、新しくできた「カタログ1」を印刷してください。
前項で作ったデータファイルを用いて、印刷用のファイルを作成しましょう。最初に自分のフォルダにコピーしておいた「Format」ファイルを開いてください。
差し込み印刷用のファイルなので、見慣れないツールバーが増えていると思います。「差し込み」ボタンを探してください。
差し込みボタンとは、こんなの(↓)です。
差し込みボタンを押すと、「差し込み」ダイアログが開きます。何もオプションを変更せずにダイアログ右上方にある「差し込み」ボタンを押します。すると、「カタログ1」という新しいウィンドウが開きます。この書類は、先程作成したデータが適当な位置に差し込まれて、印刷できる形のファイルになっているはずです。たとえば「Format」ファイルでは「<<論文題目>>」となっていた項目が、「Data」ファイルの表の「論文題目」に入力した自分の論文題目に入れ代わっているはずです。
あとは、この「カタログ1」を印刷すればいいのですが、体裁を整えたいという場合はこの「カタログ1」というウィンドウ上で適宜調整してください。たとえば、論文題目が複数行にわたる場合、きりのいいところで改行を入れるなどの修正が可能です(それ以外の修正は多分必要ないと思いますが)。枠の大きさはきっちりとってあるので、変更しないでください。
全てのバージョンについて確認したわけではありませんが、Word 2002(Office XP)では同じような作業が可能であることを確認しています。ただし、多少動きが違います。以下にバージョン2002での作業を簡単に説明します。
Formatファイルを開くと、文書が表示される前にダイアログウィンドウが開き、SQLコマンドの実行を尋ねてきますので、「続行しますか？」に対して「はい」と答えます。そして文書が表示された画面で、「ツール(T)」メニューから「はがきと差し込み印刷(E)を選択し、「差し込み印刷ウィザード(M)」を起動します。ウィザードが起動したら、「既存のリストを利用する」という設定で、「現在の宛先の選択元」が「Data.doc」など自分のデータファイルになっていることを確認して「次へ: 名簿の配置」に進みます。あとは「次へ」をクリックしていって完了したところで「新しい文書へ」をクリックすれば論文タイトルのデータが差し込まれた文章が出来上がります。上記の「カタログ」というファイル名が「ディレクトリ」という言葉に変更されているようです。
以上のことはツールバーで「差し込み印刷」のツールバーが表示されていれば、「新規文書に差し込み」ボタンをクリックすれば一発でできます。
「Data」ファイルを保存してください。
「カタログ1」は破棄しても構いません。あくまで印刷するために整形しただけですから。
それよりも「Data」ファイルです。自分のデータを入力して保存したら、これを消さないでおいてください。特にフロッピーなどで柳まで持ってきていただく必要はありませんが、実験室2の4台のWindowsマシンのうち、どれかの「My Documents」の中に必ず保存しておいてください(次項参照)。あとで回収します。その際、「Data」というファイル名を「Data(鈴木一郎)」などと著者名をつけたものに変更しておいてください。
このページの一連の作業を自宅で行った人は、必ず上記のファイルを柳まで提出するか、実験室2の共用PCのどこかにコピーしておいてください。メールに添付して送っていただいても結構ですし、フロッピーなどで持ってきていただいても構いません。
背表紙ラベルをバインダの背表紙の台紙に貼り付けてください。
印刷した紙には背表紙用(縦に3つタイトルが並んだもの)と表紙用…だったもの(横書き)…があります。毎年両方を貼り付けてもらっていましたが、どうしても表紙用のラベルはすぐに剥がれてしまっていました。背表紙ラベルをちゃんと作れば表紙にもタイトルが出てくるはずなので、最初から貼らないことにしましょう。従って、使うのは印刷した二つのラベルのうち下の方、縦に3つタイトルが並んだものだけです。
背表紙のビニールの内側にある台紙を取り出します。バインダの表紙を180度以上開くと、背表紙のビニールが浮き上がって取り出しやすくなります。
取り出した台紙の中央部分に印刷したフォーマットの背表紙用の部分を貼り付けます。背表紙ラベルの貼り方は、見本の通りにしてください。「30穴」というマークと「30HOLES MIDDLE RING」という文字の間に入るくらいの大きさにしてあるので、ちょうどそのあたり(上から7cmの位置)に軽くのりづけしてください。横幅はちょうど台紙と同じにしてあり、背表紙と表・裏の3面に題目が出てくるようになっています。バインダにもともと入っている台紙は裏返さず、上下にもとの紙の色が見えるようにしてください。
以上の作業を絶対しなければならないということはありません。ただし、後で整理しやすくするために、表紙・背表紙の書式は統一したいのです。ですから、出来上がりの体裁が上記の手続きを行った結果と同じものであればOKとします。サイズ・位置・書き込む情報など、必要な事項が守られていれば自分で作っても構いません。
上の項目と関連しますが、各自の卒論関連のファイルを一つのフォルダにまとめておいてください。上記のData・Formatファイルもその中に保存していただけると整理しやすくて助かります。多分、「My Documents」の中に「●●L」などというフォルダがすでに作ってありますね。その中に自分の名前のフォルダを作り、自分のファイルは全部入れておいてください。DataとかFormatとかの名前で自分のフォルダ以外の場所に放置されると、後で探して整理するのが大変なんです。
もう一度いいますが、卒論に使用したファイル(プログラム・データ・分析・原稿など)はすべて保存しておいてください。原稿を恥ずかしいとか言って消さないように。MOを回してコピー…ということはしません。その代わり、ファイルサーバもしくは共用PCの一つのフォルダに自分のファイルをまとめておいてください。たとえば共用PC#1にまとめた場合、重複したファイルは#2〜#4から削除してください。よくわからない場合は#1〜#4に分散したままでも結構です。とにかく、一回作ったファイルは原則として消さないようにお願いします。この件については、改めて通知します。
