上の二つのリンクを左クリックすると、Internet Explorerのウインドウ内でWordやExcelが開いてしまうことがあります(意識的にそうならないように設定していない限りそうなります)。その状態では差し込み印刷が使えませんので、必ずPCに保存してから作業を始めてください。
いよいよ修論・卒論の中身が完成したあたりで(もしくは息抜きに…)、卒論バインダの表紙・背表紙の作成に取り掛かりましょう。資料室に配架したときの背表紙の見た目を統一してほしいので、このページの説明にそって作業を行ってください。なお、Macでの作業は念頭に置いていないので、Macでうまくいかないんだけど…という質問は受けつけられません。あしからず。
見出しのすぐ次の行にある緑の文字だけ追っていけば作業だけはできます。よくわからないときは細かい説明も読んでください。
ここでは、Microsoft Word 2010 と Microsoft Excel 2010での作業を説明します。Officeのバージョンは2013・2016でも大丈夫なはずです。自分のPCではうまくいかなかったら、電算室のPCで作業してください。
下の二つのファイル(Data.xlsx, Format.docx)を自分の作業用フォルダにコピーしてください。
WindowsのInternet Explorerなら、右クリックして「対象をファイルに保存」です。
「Data.xlsx」ファイルに自分の論文データを入力してください。
まずは自分の卒論題目などの情報を差し込みデータに入力します。「Data.xlsx」を開いてください。
「Data.xlsx」ファイルの中身は2行だけの表です。1行めは項目の見出しで（グレーの背景がついている）、2行めが自分のデータを入力する行です。すでにテスト用のデータが書き込んでありますが、各自で適宜項目を書き換えてください。
入力項目の更に右側に、内部的な作業に用いる中間的な文字列があったりしますが、こちらは変更しないでください（できないと思いますが）。入力して欲しいのは、グレーの背景がついた項目名に対応する自分の論文の情報です。
- 年度
- 自分の論文の提出年度（＝卒業年度）を確認して、西暦を4桁で記入してください。
- 論文種別
- 自分が提出する論文の種類をドロップダウンリストから選択してください。
- 論文題目
- 各自、それぞれの題目を入れてください。ここでは改行は入れないでください。また、あまり長すぎる題名は避け、簡潔な題名を付けるようにしてください。副題がある場合は、主題に続けて「〜」で挟んでください。
- 後述する差し込み作業の後で体裁を整えることができますので、とりあえずここでは誤字・脱字なく入力しておけば十分です。
- 著者氏名・学生証番号
- 姓と名の間に1バイトスペース（いわゆる「半角スペース」）を入れてください。
- 指導教員
- 各自の指導教員名をドロップダウンリストから選択してください。
- キーワード
- これはデータベース管理のために必要な項目です。必ず入れるようにしてください。自分の論文のキーワードとなる単語・語句を3〜5個程度羅列してください。各キーワードの間は「 | 」（1バイト文字、いわゆる「半角」の縦棒）で区切ってください。
さて、全部の項目を入力し終わったらファイル名を付けて保存して終了します。元々の「Data.xlsx」というファイル名を「Data(鈴木一郎).xlsx」などと著者名をつけたものに変更して保存してください（以後、このファイルのことを「論文データファイル」と呼びます）。これで差し込み印刷の準備ができました。
「Format」ファイルに論文データファイルを差し込み、結果のプレビューを印刷してください。
前項で作った論文データファイルを用いて、印刷用のファイルを作成しましょう。先程Data.xlsxと一緒に入手しておいた「Format.docx」ファイルを開いてください。すると、ファイルの内容が表示される前に、以下のようなダイアログボックスが出ます。表示されなければそのまま次の作業を続行して構いません。
ここでは「いいえ」を押して、とりあえずファイルの内容を表示させます。
次に、リボンの中から「差し込み印刷」タブを選択し、その中にある「宛先の選択」ボタンを押します。するとメニューがドロップダウンしますので、その中の「既存のリストを使用(E)…」を選択してください。
アドイン等の組み込みソフトの状況はPCによって異なりますので、この画面のタブの並び方はあくまで一例ですが、「差し込み印刷」タブは標準で備わっているはずです。
ファイルを選択するダイアログボックスが開きます。最初にExcelで作った論文データファイルを指定して読み込ませます。
すると、開いたExcelファイルのどのシートを使うか訊かれますが、もともとシートは1つしかないはずなので、表示されたらそのまま「OK」を押します。
特に何も起きていないようにも思われますが、リボンの「差し込み印刷」タグの中にある「結果のプレビュー」ボタンが、先程までの押せない状態（ボタンの色がグレー）から変わって、押せるようになっています。早速押しましょう。
すると、さっきまでは「<<和暦（漢数字）>>」などと表示されていた文書内の項目が全てデータファイルに記入した内容に置き換わっているはずです。
あとは、このプレビューされた結果を印刷すればいいのですが、題目の体裁を整えたい場合はこの時点で適宜調整してください。たとえば、題目が1行に入りきらない場合、切りのいいところで改行を入れたり、フォントの大きさを調整したりするなどの修正が可能です。そうはいっても、題名が3行にもなるようでは絶対に長すぎますので、どんなに長くても2行以内、それも2行にびっしり文字が詰まるような長さは避けましょう。題目以外の項目は修正しないでください。また、枠の大きさはファイルバインダにあわせてきっちり作ってあるので、絶対に変更しないでください。
論文データファイル（Excelで作った方）を提出してください。
印刷に使った「Format」ファイルの差し込み結果は保存せずに閉じてしまっても構いません。あくまで印刷するために整形しただけですから。
それよりもExcelで作った論文データファイルです。自分のデータを入力して保存したら、これを消さないでください。Moodleに論文本体のファイルと一緒に提出してください。あるいは、USBメモリ等のリムーバブルメディアに保存して柳まで直接持ってきてください。もしくは、電算室のNASあるいは共用PCのハードディスク内に保存しておいてください。後で回収します。ただし、アクシデントで消滅する可能性もありますから、必ず手元にバックアップを取っておいてください。
印刷した背表紙ラベルをバインダの背表紙の台紙に貼り付けてください。
もともと入っていた紙を捨てないで、その上に位置を合わせて貼り付けてください。
印刷した紙には表が一つあるだけです。この表を、枠線にそって綺麗に切りとってください。
バインダの背表紙のビニールの内側にある台紙を取り出します。バインダの表紙を180度以上開くと、背表紙のビニールが浮き上がって取り出しやすくなります。
取り出した台紙の中央部分に印刷したフォーマットの背表紙用の部分を貼り付けます。背表紙ラベルの貼り方は、見本の通りにしてください。「30穴」というマークと「30HOLES MIDDLE RING」という文字の間に入るくらいの大きさにしてあるので、ちょうどそのあたり(上から7cmの位置)に軽くのりづけしてください。横幅はちょうど台紙と同じにしてあり、背表紙と表・裏の3面に題目が出てくるようになっています。バインダにもともと入っている台紙は裏返さず、上下にもとの紙の色が見えるようにしてください。
上の項目と関連しますが、各自の卒論関連のファイルを一つのフォルダにまとめておいてください。上記の論文データファイルもその中に保存しておいてもらえると整理しやすくて助かります。多分、「My Documents」の中に「●●L」などというフォルダがすでに作ってありますね。その中に自分の名前のフォルダを作り、自分のファイルは全部入れておいてください。「Data」とか「Format」とかの名前で自分のフォルダ以外の場所に放置されると、後で整理するのが大変なんです。
もう一度いいますが、卒論に使用したファイル(プログラム・データ・分析・原稿など)はすべて保存しておいてください。原稿を恥ずかしいとか言って消さないように。こちらでコピー用のメディアを渡したりはしません。その代わり、ファイルサーバもしくは共用PCの一つのフォルダに自分のファイルをまとめておいてください。たとえば共用PC#1にまとめた場合、重複したファイルは#2〜#4から削除してください。よくわからない場合は#1〜#4に分散したままでも結構です。とにかく、一回作ったファイルは原則として消さないようにお願いします。この件については、改めて通知します。
また、自分の手元に上記の卒論関連ファイルの完全なバックアップコピーを必ず取っておいてください。